L’envoi de courrier est un élément essentiel dans la gestion des communications clients et des envois dits de gestion pour les entreprises.

Cependant, envoyer du courrier peut être une activité administrative onéreuse pour les entreprises, que vous envoyez du courrier en masse ou en unitaire. Dans cet article, nous allons vous présenter les solutions pour envoyer du courrier en toute simplicité, grâce à des solutions de gestion de courrier en ligne.

Quelles sont les différentes méthodes pour envoyer du courrier ?

La gestion en interne, la méthode traditionnelle

L’envoi d’une lettre peut être complexe et demande généralement aux entreprises d’effectuer différentes tâches chronophages et contraignantes : l’impression, la mise sous pli, l’affranchissement, et le passage par un bureau de poste. Cela prend du temps de traitement et peut vite imposer un coût élevé (notamment le coût humain pour la gestion). Heureusement, l’envoi par la Poste ou tout autre service postal interne n’est pas la seule solution.

L’alternative, l’envoi de courrier en ligne

Un des moyens les plus simples pour envoyer du courrier est d’utiliser un service de courrier en ligne. Ces services permettent d’envoyer des courriers à partir d’un ordinateur et d’une connexion internet très simplement. Il est possible d’envoyer tous types de documents en lignes, qu’ils soient par voie papier ou voie électronique :

  • une résiliation de contrat (ou RIA),
  • une mise en demeure, 
  • une lettre de recouvrement, 
  • une assignation au tribunal,
  • des relances,
  • des convocations à une AG,
  • des appels de fonds,
  • des régularisation de charges, etc.

MySendingBox est une excellente solution pour envoyer un courrier en ligne, offrant une gamme complète de fonctionnalités pour l’envoi de courriers sortants électroniques et/ou papier.

Envoi de courrier postal et électronique, définitions

Le courrier postal

Qu’est-ce qu’envoyer du courrier postal ? Il consiste à envoyer différentes typologies de documents, à l’unité ou en masse au format papier. Il peut s’agir de : lettres, campagnes marketing, bulletins de salaire, ou encore des convocations à des AG. Ces envois postaux peuvent être expédiés par lettres simples (avec affranchissement ecopli ou prioritaire), ou via un courrier recommandé avec ou sans accusé de réception.

Le courrier électronique

Qu’est-ce que l’envoi de courrier électronique ? Les courriers électroniques peuvent être soit une Lettre Recommandé Électronique qualifiée eIDAS (LRE), un Envoi Recommandé Électronique qualifié eIDAS (ERE) ou via Courrier Électronique Simple. Ce type d’envoi présente les avantages suivants : 

  • Un envoi rapide,
  • Disponibilité : il est possible d’envoyer un unique courrier comme mille courriers 24h/24 et 7 jours sur 7,
  • Simplicité : seule une connexion internet suffit,
  • Économies sur le temps humain passé à réaliser les tâches chronophages habituelles.,

Comment fonctionne l’envoi de courrier via une plateforme en ligne ? 

Envoyer du courrier en ligne est de plus en plus courant de nos jours. Avec une simple connexion Internet, il est possible d’envoyer des courriers électroniques ou des courriers papier en ligne, sans avoir à se déplacer jusqu’à un bureau de poste. Il existe plusieurs options pour envoyer du courrier en ligne, chacune ayant ses avantages et ses inconvénients. Tout d’abord, il convient de comprendre comment fonctionne l’envoi du courrier dématérialisé en ligne. 

N’importe quel utilisateur peut envoyer son courrier en ligne. Le courrier est ensuite imprimé, mis sous pli, remis et pris en charge par la Poste et envoyé au destinataire à n’importe quelle adresse postale. Dans le cas d’une LRAR (lettre recommandée avec accusé de réception), il est possible de choisir l’option de numérisation de l’accusé de réception. 

Les différents types d’envoi de courrier en ligne 

L’envoi du courrier postal

L’envoi de courrier papier en ligne est une autre option pour envoyer du courrier ou tout envoi de courrier recommandé. Cette méthode consiste à envoyer un courrier physique via une solution en ligne qui se chargera de l’imprimer et de le livrer à son destinataire. Cette méthode est pratique pour les entreprises préférant envoyer des courriers physiques, mais ne souhaitant pas se déplacer en bureau de poste.

Bon à savoir : MySendingBox propose une solution d’envoi de courrier papier en ligne, permettant d’envoyer des courriers papier depuis son ordinateur, sans avoir à vous rendre dans un bureau de poste.

L’envoi du courrier électronique 

L’envoi de courrier par voie électronique est la méthode la plus courante pour envoyer du courrier en ligne ou envoyer du courrier tout simplement. Les courriers électroniques peuvent être envoyés instantanément à n’importe qui en France métropolitaine ou dans le monde entier, sans avoir à attendre plusieurs jours pour qu’ils soient livrés.

Les courriers électroniques peuvent également contenir des pièces jointes, telles que des documents. Les options d’envoi de courrier électronique sont les suivantes : l’envoi d’une lettre recommandée électronique, l’envoi recommandé électronique et l’email
Vous pouvez envoyer des courriers électroniques à partir de n’importe quel endroit avec une connexion Internet. Cela signifie que vous pouvez envoyer des courriers électroniques depuis votre domicile, votre bureau ou même lors de vos déplacements. 

Bon à savoir : MySendingBox propose une solution d’envoi de courrier électronique facile à utiliser, qui permet d’envoyer des courriers électroniques en quelques clics et en masse.

Comment fonctionne l’envoi de courrier avec MySendingBox ? 

Envoyer un courrier avec notre solution est sans engagement, sans installation, sans formation, sans attente, in fine, sans contrainte.  Nous envoyons vos courriers papier par voie postale ou par voie électronique (lettre recommandée en ligne, l’envoi recommandé électronique et l’email.)

Nous proposons 2 types d’envoi, au choix : 

  • L’envoi de courrier unitaire : cela permet d’envoyer n’importe quel document au fil de l’eau en très peu d’étapes. Il est possible d’envoyer une lettre au format papier ou électronique, avec ou sans accusé de réception. 
  • L’envoi de courrier groupé : cette fonctionnalité permet d’envoyer plusieurs documents similaires (relances, convocations à une AG, bulletins de paie, etc.) en seulement quelques clics, avec accusé de réception ou non. Parmi les options d’envoi de courrier groupé figure la campagne : cela consiste en un envoi de document personnalisé à une large liste de destinataires. Il peut s’agir d’un publipostage de courrier au format papier ou électronique, d’un envoi de lettre simple ou recommandée, avec ou sans accusé de réception. MySendingBox réalise également des campagnes d’envoi de SMS. 

Besoin d’envoyer un courrier rapidement sur une large audience ?  Envie de tester l’envoi de lettres en ligne ? Pour en savoir plus sur l’offre MySendingBox, inscrivez-vous gratuitement.