En entreprise, la gestion du courrier entrant et sortant reste une tâche chronophage qui pèse sur tous les services d’une organisation avec des flux variables.

Le courrier sortant, en particulier, nécessite une logistique complexe de mise sous pli, d’affranchissement et de remise du courrier aux services de la Poste. L’utilisation d’un service de courrier en ligne s’impose aujourd’hui comme une solution efficace. 

Découvrez comment externaliser la gestion de votre courrier et gagner du temps.

Différence entre le courrier entrant et sortant?

Il convient de définir le courrier entrant et sortant pour bien les différencier. Ils font référence au flux de documents physiques ou électroniques qui circulent dans une entreprise, qu’ils soient envoyés ou reçus. 

Le courrier entrant 

Le courrier sortant désigne : les lettres, les colis, les factures, les contrats ou tout autre type de documents reçus par une entreprise ou une organisation provenant d’expéditeurs extérieurs. Il s’agit de courrier physique envoyé par la Poste ou de courrier électronique envoyé par voie électronique.

Le courrier sortant comprend tous les documents qui sont envoyés à l’entreprise par des tiers comme des fournisseurs, tels que des lettres, des factures, des demandes d’informations, des propositions commerciales, etc.

Le courrier sortant 

C’est un terme emprunté pour décrire les lettres, les colis, les factures, les contrats ou tout autre type de documents sortant d’une entreprise ou de toute organisation. Ces documents sont envoyés à des destinataires extérieurs. Il peut s’agir de courrier physique (papier) envoyé par la Poste ou de courrier électronique.

En d’autres termes, le courrier sortant est l’ensemble des communications écrites envoyées depuis une entreprise ou une organisation vers une personne ou une autre entité extérieure. Le traitement du courrier est souvent géré par un service ou une personne spécifique au sein de l’entreprise, chargé de garantir que les lettres et les documents sont correctement préparés, emballés et expédiés dans les délais impartis

• factures,
• des résiliations de contrats, 
• des décomptes, 
• des relances impayé
• des courriers de communication envoyés via publipostage 

Il est possible de gérer ce flux de courrier en externe avec une solution web comme MySendingBox

Quelles sont les contraintes de la gestion du courrier sortant ? 

La gestion du courrier sortant comporte différentes contraintes spécifiques :

• Gestion du volume de courrier : les entreprises qui envoient régulièrement des courriers sortants peuvent être confrontées à un volume important de documents à traiter et à envoyer. Cela entraîne des difficultés pour gérer efficacement l’envoi ou l’expédition de documents, notamment en termes de tri, de traitement, de mise sous pli et d’envoi. Votre entreprise peut faire appel aux services d’une société éditique pour l’envoi de courrier en masse (comme des convocations aux Assemblées Générales, PV d’AG, les résiliations de contrat, RIA)
• Tâches chronophages difficilement quantifiables qui pèsent sur les dépenses des services supports : La maîtrise des charges administratives nécessite la mise en place de processus rapides et agiles pour trier, traiter, mettre sous pli et envoyer les documents.
• Suivi du courrier : les entreprises doivent suivre l’acheminement de leur courrier, depuis son dépôt jusqu’à sa livraison pour garantir leur envoi dans les délais impartis. Cela nécessite des outils adaptés en interne pour faciliter l’historisation des documents.
• Structure de coûts : l’envoi de courrier sortant qui est géré en interne nécessite d’investir dans des machines à affranchir avec toutes les contraintes de maintenance. Dans ces dépenses, il est nécessaire de tenir compte de la gestion d’un stock de fournitures conséquent : papier, enveloppes, encre, etc.

Externaliser la gestion du courrier sortant permet de gagner du temps et de réaliser des économies d’échelle sur le flux prévisible et régulier. Comment procéder à la dématérialisation du courrier sortant ?

Comment externaliser la gestion des courriers sortants ?

La meilleure façon d’externaliser la gestion de vos courriers sortant est d’utiliser une solution de gestion de courrier en ligne. Cette solution offre une diversité de fonctionnalités d’envois répondant aux besoins d’externalisation des courriers sortant.

Application de courrier sortant pour l’envoi d’un volume de courriers papiers

Un logiciel de gestion de courrier sortant comme MySendingBox, permet d’envoyer du courrier en masse ou de façon unitaire, rapidement et de façon professionnelle. 

• L’envoi de courrier sortant papier unitaire : il consiste à l’envoi de façon unitaire d’un document par lettre simple ou alors par lettre recommandée, avec ou sans accusé de réception. MySendingBox permet d’envoyer des courriers au format papier à tarif préférentiel, en éliminant les tâches d’impression, de mise sous pli, d’affranchissement du courrier et de déplacement à la Poste, ce qui permet de gagner du temps et d’augmenter la productivité. Il permet également de réduire les coûts, d’optimiser le tarif postal dès le premier envoi et de bénéficier d’une traçabilité complète de vos envois avec un historique sécurisé.
• L’envoi de courrier papier en nombre : MySendingBox permet d’envoyer des documents personnalisés par voie postale à une liste de destinataires. Il suffit d’avoir un modèle de courrier et une liste de destinataires au format CSV pour créer une campagne en 3 étapes simples. Cette méthode est rapide et efficace pour envoyer de grands volumes de courriers en toute autonomie.

A savoir : la solution MySendingBox propose une gestion du courrier sortant en nombre personnalisé grâce au publipostage courrier. Notre plateforme permet également d’envoyer des courriers recommandés sortants. Notre partenaire Corus, spécialisé dans la production de courriers sortants accompagne MySendingBox dans l’impression et l’expédition de vos documents et courriers.

Service de courrier sortant pour l’envoi de courriers électroniques

Vous pouvez envoyer un courrier électronique sortant de trois manières différentes :

• par Lettre Recommandée Électronique (LRE). La LRE garde une valeur juridique similaire à la lettre recommandée par courrier postal, tout en bénéficiant d’un envoi électronique rapide, sans utilisation de papier et enveloppe.
•  par l’Envoi Recommandé Électronique (ERE). C’est la voie électronique à privilégier pour vos envois en masse ou unitaire de contrats ou des factures et autres documents importants.
• par email, qui est le moyen le plus fréquent en entreprise d’envoyer des messages en masse depuis la boîte de réception. Vous pouvez ajouter à ce type de courrier électronique des images et des documents complémentaires, à de nombreux destinataires à moindre coût. en ajoutant des images et documents

A savoir : MySendingBox propose également une solution de couplage d’envoi papier et électronique pour votre entreprise. Découvrez nos solutions pour gagner du temps.

Quelle est la meilleure solution de dématérialisation de courrier sortant ? 

MySendingBox, solution web pour la gestion des flux de courrier en nombre, offre une solution complète pour la gestion du courrier sortant. Notre plateforme comprend un serveur de courrier sortant. En effet, MySendingBox propose également des solutions pour la dématérialisation du courrier sortant.
Les entreprises peuvent envoyer du courrier électronique plutôt que du courrier postal, ce qui réduit considérablement les coûts et les délais d’envoi.

Dites adieu à la machine à affranchir et au stock de fournitures !

MySendingBox prend en charge l’externalisation de tous les courriers sortants. Cela permet aux entreprises de réduire encore plus le temps consacré à la gestion du courrier sortant et de bénéficier de 30 % de gains en moyenne sur les achats de fournitures et de temps humain. 

La gestion du courrier peut être une tâche chronophage pour les entreprises. Externaliser cette gestion à des entreprises spécialisées comme MySendingBox permet de gagner du temps et d’améliorer l’efficacité de la gestion du courrier. Demandez votre démo et découvrez notre solution !