La gestion du courrier, qu’il soit électronique ou papier, est une tâche de grande ampleur pour les entreprises, TPE ou de plus grande taille. Mal gérée, elle peut vite devenir chronophage et impacter les finances de l’entreprise. La plateforme de courrier a été pensée pour simplifier la vie des entreprises.
Logiquement, une gestion performante du courrier est nécessaire pour maintenir une organisation fluide et éviter toute perte d’informations. Dans ce cadre, la plateforme de courrier se révèle d’une grande aide.

La solution MySendingBox proposée via une plateforme Saas ou une API propose une solution centralisée et automatisée. Elle permet d’envoyer et suivre les différentes étapes de traitement du courrier en entreprise. Faisons le point sur tout ce qu’il faut savoir sur la plateforme de courrier et les avantages de MySendingBox.

Qu’est-ce qu’une plateforme de courrier ?

Une plateforme de courrier aussi appelée plateforme web de gestion de courrier représente un outil dédié aux entreprises. Il permet de gérer le courrier sortant de manière efficace et structurée. Que cela soit pour envoyer du courrier au format papier ou au format électronique, la plateforme de courrier, disponible sur le web ou via une API,  offre comme principale fonctionnalité l’envoi de courrier et le suivi de chaque étape du courrier en temps réel. En outre, cela rend cette activité moins chronophage et plus simple.
L’autre caractéristique de la plateforme de courrier est qu’elle permet l’envoi de documents en masse. 

Mieux encore, si votre entreprise doit envoyer un modèle de courrier semblable à de nombreux prospects ou clients, la plateforme de gestion de courrier a la possibilité de personnaliser les modèles et de les envoyer en nombre à votre base de données dédiée.

Nous parlons dans cet article de plateforme Saas pour la gestion des courriers. Nous n’abordons pas ici les solutions de plateformes industrielles pour la production et la distribution de courrier à l’unité ou en nombre comme la Poste ou notre partenaire Corus.

Zoom sur MySendingBox : logiciel de gestion de courrier sortant, disponible sur le web ou via une API, MySendingBox possède + de 6000 utilisateurs actifs !

En quoi consiste la gestion du courrier en ligne via une plateforme ? 

La gestion du courrier via une plateforme comme MySendingBox, est une solution récente et performante. Elle permet de gérer de nombreux envois de courriers au format électroniques ou au format papier. Avec une plateforme SaaS comme MySendingBox, chacun des courriers envoyés est enregistré, trié et distribué de manière électronique ou au format papier, au choix.

La gestion du courrier en ligne est possible grâce à une plateforme Saas ou une API imbriquée à vos différents outils de bureautique. Cela offre un suivi en temps réel et une dématérialisation du courrier. Vous l’avez probablement compris, ce type de plateforme vous débarrasse des tâches chronophages comme l’impression, la mise sous pli et l’affranchissement de vos différents courriers.

Quelles sont les principales fonctionnalités d’une plateforme de gestion courrier ? 

• Gestion des courriers sortants : la plateforme de courrier MySendingBox se concentre uniquement sur la gestion du courrier sortant. 
• Le suivi du courrier en temps réel : pour un courrier électronique ou au format papier, la plateforme propose un suivi complet de chaque document dès son envoi.
• Tableau de bord : avec son interface utilisateur intuitive, MySendingBox propose un tableau de bord en temps réel depuis sa solution SaaS. Il permet aux utilisateurs de suivre le flux de courrier, de surveiller le volume d’envoi, et de gérer les courriers à envoyer. 
• Solution de stockage de vos courriers déjà expédiés : la plateforme offre la possibilité de garder les modèles de vos courriers si vous souhaitez les réutiliser ou conserver une trace de vos courriers envoyés.
• Intégration au sein de vos autres logiciels grâce à une API permettant de relier vos applications à votre logiciel de courrier. Ainsi, vous ne quittez pas votre environnement de travail habituel mais profitez de votre logiciel de gestion courrier électronique sans vous en rendre compte.  
• Couplage papier / électronique : avec la solution MySendingBox profitez de l’envoi groupé de vos documents de gestion via les deux canaux papier et électronique.
• Possibilité de publipostage 
• Disponible en solution plateforme Saas ou via des API de courrier 

Quels types de courriers la plateforme courrier permet-elle d’envoyer ? 

Avec la plateforme MySendingBox, il est possible d’envoyer vos documents de façon unitaire ou en masse de la manière suivante : 

• les lettres recommandées papier avec accusé de réception ou lettres recommandées sans accusé de réception, 
• L’écopli : envoi d’un courrier postal sans caractère prioritaire,
• La lettre prioritaire à J+3, 
• Les courriers électroniques comme :
  • la LRE (lettre recommandée électronique)
  • l’ERE (envoi recommandé électronique)
  • l’e-mail avec pièce jointe

Quels courriers sont adaptés aux plateformes de gestion de courrier ? 

Tout type de document peut être envoyé avec une plateforme de courrier. Toutefois, les courriers suivants sont tout à fait adaptés :

• Mise en demeure, 
• Résiliation de contrat (ou RIA),
• Assignation au tribunal,
• Lettre de recouvrement, 
• Relances d’impayés,
• Convocations à une AG,
• Appels de fonds,
• Régularisation de charges,
• Tout type de publipostage,
• Courriers marketing, etc.

Les avantages de l’utilisation de MySendingBox

Profiter d’une plateforme de courrier comme MySendingBox garantit de nombreux avantages :  

• Un réel gain de temps  : plus besoin de se déplacer en bureau de poste et ou de réaliser les tâches d’impression, de mise sous pli et d’affranchissement. 
• Pas d’installation de logiciel dans votre ordinateur ! La plateforme de courrier est en mode Saas et s’utilise depuis votre navigateur. 
• Une plateforme de gestion adaptée à tout type d’entreprises. 
• Une plateforme 100 % sécurisée : outre la certification eiDAS pour les lettres recommandées, les envois sont tous sécurisés. 
• Un outil en ligne faisant réaliser des économies aux entreprises : > > 30 % d’économie en moyenne ! En effet, le coût postal est optimisé dès le 1er envoi. Il est également possible de faire des économies grâce à la réduction des consommables : papier, encre, enveloppe, et arrêt de location de machines à affranchir. 

L’utilisation de MySendingBox est une solution à la fois pratique et efficace pour la gestion du courrier en entreprise. Adaptée pour l’envoi et suivi de courrier papier ou électronique, MySendingBox reste la meilleure plateforme de courrier pour optimiser cette tâche administrative prenante. Découvrez sans tarder les avantages de MySendingBox en pratique.