– Envoi de documents –
LE CAS CLIENT ELYGESTION P.M.
Retour d expérience > Découvrez comment MySendingBox a révolutionné les envois des documents.
Bénéfices concrets : gain de temps + 30 % d’économies
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Présentation du client ELYGESTION P.M.
ELYGESTION P.M. est une société indépendante, située en région lyonnaise qui envoie ses documents depuis la plateforme MySendingBox. Elle est spécialisée dans la gestion d’immobilier d’entreprises : bureaux, bases logistiques, commerces. Depuis sa création en 2005, l’entreprise gère environ 850 000 m² d’actifs avec une équipe d’une vingtaine de collaborateurs.
Pour en savoir plus ➜ Consultez le site web Elygestion.fr
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Le challenge de l’envoi de documents
Remplacer des tentatives d’externalisation décevantes
Trouver une alternative à la gestion manuelle trop chronophage
ELYGESTION a tenté à plusieurs reprises de s’appuyer sur des solutions externes pour l’envoi de documents officiels. Par exemple, pour l’expédition des convocations AG, PV, appels de fonds, etc. Mais cela nécessitait souvent beaucoup de paramétrage et un investissement temps important. De plus, les résultats étaient à chaque fois décevants.
Alors, finalement ELYGESTION a choisi de reprendre le contrôle en interne de la gestion courrier.
Problème : le circuit courrier géré en interne cumule beaucoup d’inconvénients.
- En effet, la méthode manuelle mobilise vraiment beaucoup de ressources. Impression, mise sous pli, affranchissement des courriers, dépôt à la Poste, stockage des AR… sont des tâches sans valeur ajoutée, répétitives et vraiment chronophages.
- De plus, le traitement manuel du courrier est un processus risqué. Il peut générer des erreurs et demeure peu traçable.
- En outre, ce fonctionnement n’est vraiment pas bien adapté au travail à distance. Or, le télétravail quelques jours par semaine est désormais une réalité incontournable. Il a trouvé sa place au côté du travail en présentiel toujours en vigueur par ailleurs.
ELYGESTION souhaitait donc trouver une alternative…
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La solution d’envoi de documents MySendingBox : simplicité, multicanal, traçabilité
◉ Choix d’une plateforme d’envoi de documents
Contactés en 2021 par MySendingBox by CORUS, les dirigeants d’ELYGESTION décident de tester la plateforme spécialisée dans l’envoi de courriers et documents. Elle leur permet d’expédier rapidement et facilement convocations AG, PV, relances, appels de fonds. Selon les besoins, les envois sont transmis via lettre simple, LRAR ou recommandé électronique (LRE/ERE).
Pari réussi pour MySendingBox qui transforme l’essai en collaboration durable !
◉ Critères retenus
- Simplicité d’usage :
Plateforme SaaS intuitive, adoption immédiate par 100% des gestionnaires
- Multicanalité automatisée :
Détection automatique des adresses e‑mail dans le PDF et envoi en LRE ; sinon LRAR postale
- Traçabilité :
Suivi en temps réel, archivage sécurisé, historique consultable à tout moment
- Économie et flexibilité :
Pas d’abonnement, tarification claire, facturation au volume réel
Le déploiement de la solution d’envoi de courrier s’est fait rapidement, avec un accompagnement dédié des équipes MySendingBox.
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Retours sur la collaboration en témoignages
◉ Regard d’ensemble
Le président d’ELYGESTION P.M. Robert HERPOYAN est pleinement satisfait de l’utilisation généralisée de MySendingBox par ses collaborateurs pour l’envoi des courriers et documents.
Il résume ainsi la collaboration :
❝ Sans l’ombre d’un doute, la souplesse d’utilisation et le gain de temps sont les principaux avantages de la plateforme MySendingBox.
Finie la gestion du papier et des enveloppes, notamment lorsque nous envoyons les nombreuses factures de loyers/charges. Et qui dit moins de stock dans les placards dit par conséquent plus de place ! Terminée aussi la location d’une machine à affranchir avec les inconvénients liés aux pannes, manque d’encre…
Enfin, nous n’avons plus la contrainte d’aller tous les jours déposer les courriers à la Poste.
Ce qui est important pour nous, c’est d’avoir la certitude de pouvoir compter sur un partenaire fiable. De fait, c’est le cas avec le GROUPE CORUS, propriétaire de la solution courrier MySendingBox. De plus, nous avons la chance d’avoir à disposition une équipe réactive et pédagogue. Et surtout toujours disponible pour adapter la solution à nos besoins parfois spécifiques.❞
◉ Avis circonstanciés
Points de vue croisés sur l’utilisation de la solution d’envoi de courrier MySendingBox au quotidien.
❝ Avant, on pouvait passer jusqu’à une journée entière pour gérer les convocations en assemblée générale d’une grosse copropriété.
Désormais, finie la corvée d’imprimer, de rapprocher les documents sans se tromper, de mettre sous pli, et d’écrire la liasse AR. Terminés également les scans et le stockage des retours AR.
Aujourd’hui, en 4 clics seulement, toutes les convocations en AG d’une copro sont générées et envoyées au format électronique ou papier.
Avec MySendingBox, c’est traité simplement, rapidement et de façon sécurisée, suivi inclus.❞
💬 Marie-José RAMOS
Gestionnaire d’immobilier d’entreprises chez ELYGESTION P.M.
❝ La plateforme SaaS MySendingBox a révolutionné notre process courrier.
Nous avons enfin trouvé un partenaire fiable pour l’envoi papier et électronique en lettre simple, LRAR, ou LRE de nos documents juridiquement importants.
MySendingBox est une solution innovante et efficace qui contribue à améliorer notre rentabilité.
C’est effectivement simple à mettre en œuvre, et vraiment à la portée de tous.
Au final, 100% des gestionnaires utilisent MSB au quotidien. Le parcours utilisateurs est fluide et intuitif, tout en étant modulaire.
Et pour les équipes, la possibilité d’envoyer les courriers même en télétravail… c’est magique ! ❞
💬 Élodie AILLOUD-MASSOT
Directrice / Resp. Property Management ELYGESTION P.M.
Résultats de l’envoi de documents avec MySendingBox
◉ Bénéfices mesurés
Élodie AILLOUD-MASSOT résume ainsi en trois points les gains concrets dus à l’utilisation quotidienne de la solution d’envoi de courrier MySendingBox :
✔️ Gain de temps
Terminées les impressions et finis les dépôts à la Poste. L’équipe peut se concentrer sur le cœur de métier
✔️ Réduction des dépenses
Économies d’environ 30 % sur le papier, l’encre, les enveloppes, l’affranchissement
✔️ Traçabilité renforcée
Accès à un historique complet des envois, preuves de dépôt, suivi depuis la plateforme en temps réel
◉ Focus sur l’envoi de recommandés
💬 Marie-José RAMOS explique pourquoi la solution MySendingBox est innovante pour l’envoi de courrier recommandé.
❝ Concrètement, je dépose simplement sur la plateforme mon PDF de 2 à plusieurs centaines de convocations AG.
Grâce à la critérisation et à la scénarisation mises en place en amont, je déclenche automatiquement l’expédition électronique ou papier.
Et le suivi de chaque envoi est disponible en temps réel sur la plateforme. ❞
💬 Élodie AILLOUD-MASSOT confirme.
❝ L’envoi de documents se fait en toute sérénité. On peut suivre l’acheminement des courriers, et retrouver facilement l’historique des expéditions. Tout est archivé et consultable sur la plateforme.
Pour en savoir davantage ➜ Consultez sur le blog l’article consacré au suivi de l’envoi de document ou celui sur le couplage papier électronique pour vos envois de documents groupés
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Bilan : satisfaction unanime
◉ Retours d’expérience client
Elygestion note l’expérience utilisateur
La satisfaction client est forte comme le prouvent les bonnes notes attribuées à la plateforme MySendingBox.
Nos témoins Élodie, Marie José et Robert donnent 10/10 pour l’accompagnement et le suivi commercial et technique des équipes. Ils attribuent d’autre part la note de 9/10 à la plateforme pour la facilité de prise en main et l’ergonomie du parcours utilisateur.
Elygestion recommande MySendingBox
❝ C’est vraiment la plateforme multicanale idéale. Je recommande donc MySendingBox à tous ceux qui cherchent à gagner du temps sur la gestion des courriers tout en maîtrisant leur budget. ❞
💬 Robert HERPOYAN, président
MySendingBox est en effet une solution clé en main et sans engagement.
Elle répond aux besoins de tout type de structure, quelle que soit leur taille : TPE – PME – grands donneurs d’ordres.
Et elle prend en charge tous les envois, quels que soient les volumes : de 1 à des milliers de plis, au format papier ou électronique.
◉ Plébiscite de la plateforme multicanale d’envoi de documents :
Fait marquant à noter :
Le cas ELYGESTION P.M. a été primé à l’occasion du Palmarès Xplor France 2024. Il a remporté le Prix du public, distinguant ainsi la collaboration entre MySendingBox by CORUS et son client.
Économie + Efficacité + Confort de travail :
ces 3 avantages de la solution MySendingBox indéniables ont été très appréciés !
Pour en savoir plus le Trophée Prix du Public ➜ consultez l’article dédié au Palmarès Xplor
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Conclusion
Vous aussi, vous gérez des envois de documents importants ? Peu importe qu’ils soient réguliers ou occasionnels, nombreux ou pas…
Vous voulez automatiser et suivre vos expéditions ? Et ce, tout en économisant temps et argent ?
MySendingBox est une solution, disponible en modes SaaS et API. Elle génère un vrai gain de temps et une réduction des coûts. De plus, elle offre une traçabilité complète, sans engagement ni abonnement.
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Contactez-nous, sans engagement bien évidemment, depuis le chat accessible en bas de page.
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Et découvrez ainsi comment, comme ELYGESTION, vous pouvez envoyer vos documents en quelques clics seulement.
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