Sophie   •   25 janvier 2022

Savez-vous que l’envoi de documents électroniques est possible sur la plateforme MySendingBox ?

Le routage de documents par email est en effet disponible depuis quelques mois. Encore de belles économies à la clef ! Cela vous donne la possibilité de coupler facilement les envois papier et les envois électroniques…

Aujourd’hui MySendingBox est l’un des rares acteurs du marché à vous proposer un véritable couplage papier / électronique

La force de MySendingBox, c’est de vous permettre l’envoi groupé de vos documents de gestion via les deux canaux papier et électronique en même temps

Flash back… MySendingBox est historiquement le champion pour la prise en charge de tous les envois papier. Sa force, c’est de vous faire bénéficier – sans engagement, sans abonnement – de coûts d’affranchissement très avantageux dès le 1er envoi (tarif envoi en nombre de la Poste). Courrier postal simple ou lettre recommandée avec ou sans accusé de réception, MySendingBox sait tout envoyer. Et vous êtes de plus en plus nombreux à en profiter…

Petit à petit, MySendingBox a enclenché la digitalisation de son offre. Celle-ci s’est donc enrichie au fil du temps avec le canal électronique. Au début pour des envois unitaires (1 seul destinataire), puis pour des envois groupés ou multiples.

En effet, en plus du papier, MySendingBox propose 3 types d’envois électroniques :

• la Lettre Recommandée Électronique, LRE certifiée eIDAS
• l’Envoi Recommandé Électronique, alias l’ERE, également certifié eIDAS
• et depuis quelques mois, le courrier électronique simple, routé par mail

L’envoi groupé de courriers électroniques

Auparavant exclusivement postal, l’envoi groupé peut maintenant se faire au format électronique via mails, ERE et LRE. Les documents à envoyer sont rassemblés dans un fichier PDF. Pas de limite à la pagination, 1 000 pages, c’est ok !

Ce PDF est le plus souvent constitué de documents issus d’un outil de gestion.

Exemples :

• des factures
• des relances (relances de factures, de contrats, de devis…)
• des résiliations de contrats
• des convocations AG
• des appels de fonds
• des régularisation de charges
• des résiliations infra annuelles
• etc.

Selon le canal d’envoi choisi, papier ou électronique :

• Le contenant du courrier diffère. On utilise une enveloppe pour le courrier postal, et un email pour le courrier électronique
• Le contenu est identique. Pour un envoi postal, le document est imprimé et arrive donc dans une enveloppe au format papier chez le destinataire. Pour un envoi électronique, le document est enregistré au format pdf. Le fichier arrive chez le destinataire sous forme dématérialisée en pj d’un email.

En pratique, comment cela se passe ? Explications…

Imaginons que chaque page d’un PDF doive être envoyée à un destinataire différent… À chacun correspond bien entendu une adresse spécifique. MySendingBox opère un découpage pour constituer autant de plis électroniques que de destinataires. Ce découpage se fait en suivant une règle de transformation que vous, expéditeur utilisateur de la plateforme ou de l’API, aurez définie. Pour ce faire, vous êtes guidés pas à pas via l’interface MySendingBox. Les courriers électroniques sont alors prêts : chaque courrier prend la forme d’un mail avec 1 objet + 1 message + 1 pièce jointe.

Bon à savoir : L’envoi groupé de documents électroniques permet, entre autre, de déclencher des campagnes de LRE. C’est l’idéal pour envoyer, par exemple, des convocations d’AG en une seule fois !

Zoom sur un cas d’usage particulier : le couplage

Maintenant que les envois électroniques groupés sont disponibles avec MySendingBox, vous pouvez adresser les canaux papier et électronique en simultané.

Depuis la plateforme web ou directement dans votre interface de travail habituel grâce à l’API MySendingBox, le couplage papier / électronique est ultra simple à gérer : 1 seul document, 1 seul prestataire pour les 2 canaux. Les envois sont pilotés directement par MySendingBox, qui distribue votre document sur le bon canal selon vos consignes. Car c’est bien vous, et vous seul, qui définissez les règles d’envoi : vous pouvez donc critériser et scénariser vos envois comme vous le souhaitez.

Par exemple, si votre fichier des destinataires contient des adresses mail et des adresses postales, vous pouvez choisir :

• l’envoi simultané (ou pas) de votre document au format électronique ET au format papier
• de prioriser l’envoi papier si l’adresse postale est valide, et de basculer sur un envoi électronique le cas échéant
• la priorisation du canal électronique chaque fois que possible, et l’envoi postal classique quand le mail n’est pas renseigné

Dans quels cas opter pour le couplage ?

Mais dans presque tous les cas ! En plus, une fois la règle de transformation définie, c’est ultra rapide ! À vous d’inventer le couplage papier / électronique qui va vous faire gagner du temps, et économiser de l’argent.

Voici quelques suggestions de couplage pour inspiration :

• Transmettez vos factures en lettres simples et/ou en courriers électroniques
• Envoyez les mises en demeure en LRE et/ou en LRAR
• Mixez les envois papier par voie postale en écopli avec des envois en courriers électroniques simples par mail

Maintenant, avec MySendingBox, vous avez encore + de choix !

Tout papier… Tout électronique… Couplage papier / électronique… C’est vous qui décidez du bon dosage.

Lancez-vous : osez le multicanal ! Laissez vous guider par l’interface, ou faites vous aider par la team des experts MySendingBox disponibles via le chat en ligne.

Testez les envois électroniques groupés, créez le couplage qui correspond à votre activité…
Puis revenez partager votre expérience avec nous !
Nous serons très content de relayer votre témoignage dans un prochain article pour en faire profiter la communauté MySendingBox.