Vous refacturez régulièrement une partie des coûts liés à l’expédition de documents ?
Et vous trouvez cela chronophage et fastidieux ?
Vous constatez que le dispatch manuel est régulièrement source d’erreur ?
Vous cherchez donc un process simple et 100% automatisé
pour ventiler et refacturer les coûts ?
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Bonne nouvelle !
Une solution fiable existe
avec le déploiement d’une nouvelle fonctionnalité de l’API MSB.
Confiez à MySendingBox
la ventilation des coûts, la facturation et les mise en règlement.
Pilotez et optimisez la gestion et la refacturation des frais courrier
avec une automatisation gérée par MSB
selon la scénarisation mise en place par vos soins.
Comment optimiser la gestion des coûts d’envoi de courriers et documents sortants ?
Pour simplifier vos process courrier, laissez tout simplement MySendingBox gérer pour vous.
MSB automatise en toute sécurité la ventilation automatique des factures et les mises en règlement, selon vos indications paramétrées en amont.
On vous explique tout.
Découvrez la facturation 2.0
La ventilation automatisée de la facturation est une fonctionnalité innovante proposée par l’API MSB.
Il vous suffit de créer un portefeuille de comptes de facturation. Choisissez ensuite avant l’envoi quelles prestations doivent être associées à votre propre compte de facturation ou/et à un autre compte de facturation.
C’est la solution idéale pour faciliter le dispatching des coûts d’envoi de documents entre plusieurs entités :
– entre un siège et ses filiales,
– ou entre une enseigne et ses franchisés,
– et aussi entre une entreprise et ses grossistes, distributeurs, ou points de vente…
Par exemple, cette nouvelle fonctionnalité de ventilation de la facturation est particulièrement recommandée pour les syndics de copropriété 2.0 dont la gestion est digitalisée, ainsi que pour les éditeurs de logiciel dédiés à l’immobilier.
Le but est de permettre une ventilation automatique de la facturation. Cela est particulièrement utile quand certains frais ne sont pas à votre charge.
La ventilation de la facturation offre une certaine flexibilité dans la répartition des frais, en imputant par exemple les frais de services à l’un et les frais d’affranchissement à l’autre. Dans les cas les plus simples, elle permet d’assigner une lettre (coûts liés aux prestations de service + affranchissement) à un compte précis.
Passez un cap technologique avec l’API MSB
L’API MSB est la seule à vous proposer la ventilation automatisée de la facturation courrier.
Et comme toujours avec MySendingBox : c’est souple, simple et rapide !
Pour MySendingBox, la mise à disposition de cette nouvelle fonctionnalité représente plusieurs mois de travail : réflexion, construction de la fonctionnalité, développement technique, test et déploiement. Nous sommes très heureux d’être en mesure de vous en faire bénéficier aujourd’hui . 😀
Cette fonctionnalité constitue une véritable innovation en matière de développement.
C’est même carrément un exploit technique, réalisé en étroite collaboration avec Amiltone, notre partenaire historique.
Pour en savoir plus, vous pouvez consulter l’article dédié
Partenariat technique privilégié avec Amiltone
>> Focus sur l’API courrier MSB <<
Notre API, c’est la clé de notre développement : elle offre liberté, souplesse, innovation, automatisation…
Moderne et évolutive, l’API MSB est au top côté technique comme côté fonctionnalités.
Côté technique, l’API d’envoi de courrier MySendingBox est solide, fiable, costaude, propre, carrée…
Avec l’API MSB, tout est nickel, bien géré et parfaitement sécurisé.
En effet, l’API MySendingBox est RESTful, prédictive, orientée ressource, avec réponses au format JSON. Sa documentation est exposée en accès libre, avec Clé API de test. Les SDKs sont fournis en Node.js, Ruby, PHP, Python et Java. Des Webhooks natifs permettent le tracking des courriers… Les développeurs apprécient 😉
Pour en savoir davantage, consultez notre dossier spécial API
[Dossier API] • 2 • Découvrir… Pourquoi adopter l’API MSB pour l’envoi de courrier ?
Côté fonctionnalités, MySendingBox est la solution idéale pour l’envoi simple et sécurisé de documents au format papier comme électronique.
Connectez l’API MSB à votre espace de travail, et le tour est joué.
En résumé, MySendingBox sait tout faire : courrier unitaire ou en masse, courrier au format papier ou électronique, courrier simple ou recommandé LRAR, ERE, LRE…
En plus, avec MySendingBox, vous bénéficiez aussi d’avantages concurrentiels indéniables :
MySendingBox, c’est sans abonnement, rapide, facile, souple, transparent et fluide !
Tous les atouts de la solution d’envoi de documents MySendingBox sont présentés en détail dans un article. N’hésitez pas à le consulter.
[Information] MySendingBox : la solution idéale pour envoyer tous vos courriers
La ventilation de factures avec l’API MSB
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Optimisez votre gestion financière et comptable
facilement et sans risque.
Enjeu et principe de la ventilation automatique
L’enjeu de la facturation ventilée automatiquement par MSB est simple. C’est donc une opportunité concrète d’optimiser le process courrier
Avant : 1 compte MSB = 1 facture
Auparavant, vous disposiez d’une seule facture pour toutes vos entités (filiales, agences, établissements, copropriétés…)
Vous étiez donc dans l’obligation de payer la facture globale.
Charge à vous de refacturer ensuite la part qui revient à chaque structure. C’était long, fastidieux et souvent source d’erreur…
Avec la ventilation automatique : 1 compte MSB = plusieurs factures
Désormais, MySendingBox prend en charge le dispatching de la facturation selon vos paramétrages
Le principe est très simple. En effet, la facturation est directement scindée en deux parties :
- une première facture pour l’affranchissement
- une seconde facture pour la partie service/prestations
Ainsi, vous ne payez que l’affranchissement. Chaque entité s’acquitte directement du reste : papier, enveloppes, et recommandé électronique…
Une fonctionnalité inédite !
Proposer une facturation automatiquement ventilée, c’est une vraie différence concurrentielle. En effet, chez MSB, nous sommes les seuls à proposer une facturation automatisée par API.
Avec MSB, la répartition est véritablement automatisée : pas de sous traitance, pas de traitement manuel… Il n’y a aucune intervention humaine, donc aucun risque d’erreur.
La répartition se fait à la commande, à chaque envoi et selon vos indications.
C’est toujours vous qui décidez ! Et chaque entité reçoit les bonnes factures à la fin du mois.
Gains de temps et de trésorerie à la clef
Résultats : les bénéfices sont immédiats et tangibles.
- Finie la répartition « à la main » pour répartir les coûts.
Au-delà de supprimer tout risque d’erreur, c’est un gain appréciable de temps de travail, utilisable pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.
- Terminée l’avance de trésorerie !
Ne plus devoir avancer la globalité des coûts d’envoi, c’est un bénéfice financier indéniable, qui permet de réduire le besoin en fonds de roulement.
La facturation ventilée en pratique
Si vous utilisez déjà l’API MSB, vous vous demandez probablement comment faire pour bénéficier de cette nouvelle fonctionnalité…
Vous n’utilisez pas encore l’API ? Alors cette nouvelle fonctionnalité est l’occasion parfaite pour opérer la bascule !
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C’est vraiment simple et rapide à mettre en place :
Il suffit de créer un portefeuille de comptes de facturation.
Gestion des comptes de facturation secondaire
La gestion des comptes secondaires s’effectue directement depuis l’onglet “facturation” des paramètres de la plateforme.
- Un bloc dédié permet l’ajout des comptes de facturation supplémentaires.
- Vous pouvez visualiser les comptes de facturation créés et les administrer : consultation, modification et désactivation.
Ajout d’un compte de facturation
Au clic sur le bouton “Ajouter un compte de facturation”, vous enclenchez un stepper.
Il vous suffit alors de vous laisser guider…
Une suite d’écrans fenêtrés vous permet de renseigner rapidement toutes les informations nécessaires à la création d’un nouveau compte en 3 étapes seulement.
Et voilà, c’est tout ! La preuve en quelques écrans !
Étape 1
– Choisissez d’abord un nom pour identifier rapidement le nouveau compte de facturation, puis associez-lui une adresse mail. MSB l’utilisera pour envoyer les factures.
– Définissez alors le mode de paiement privilégié : carte de crédit ou prélèvement SEPA. Renseignez ensuite le n° de carte, le cryptogramme visuel et la date d’expiration pour une carte de crédit ou l’IBAN et le BIC pour du prélèvement
Étape 2
– Entrez les informations nécessaires à la facturation : nom de l’entité juridique facturée, adresse complète, SIREN et TVA intracommunautaire.
Étape 3
– Fournissez les différentes adresses e-mail qui recevront chaque mois les factures liées à ce compte de facturation
– Si vous le souhaitez, vous pouvez également activer l’envoi simultané à la facture d’un export Excel des courriers envoyés.
À l’issue de la création du compte, une clé de facturation est générée.
Elle est ensuite utilisable via l’API pour ventiler la part affranchissement/service.
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Le dispatching des coûts s’effectue ensuite automatiquement
à chaque envoi de documents par l’API MySendingBox
Lors du déclenchement mensuel de la facturation par MSB, chaque entité se verra imputée des frais qui lui ont été attribués lors des envois du mois écoulé.
Il ne s’agit pas d’une simple émission de factures. C’est encore mieux !
Chaque facture est automatiquement mise en règlement. Et le prélèvement s’enclenche tout seul, directement auprès de chaque entité.
Alors ? Prêt à confier à MSB la ventilation automatique de vos factures ?
Essayez, vous avez tout à y gagner !
La team MySendingBox est bien entendu à votre disposition pour répondre à toutes vos questions, vous proposer une démo personnalisée et si besoin vous accompagner dans l’intégration de l’API pour profiter de tous ses avantages. Venez nous retrouver sur le chat pour en parler sans engagement.
