La dématérialisation est désormais ancrée dans les mœurs professionnelles. Les entreprises cherchent constamment à optimiser leur productivité, gagner en efficacité et réduire leurs coûts. Pour y parvenir, l’externalisation du courrier représente une solution désormais populaire, offrant de nombreux avantages pour les entreprises de toutes tailles et traitant un grand nombre d’envoi de courriers. En effet, la gestion du courrier fait partie des tâches administratives les plus chronophages.

Depuis l’avènement de plateformes comme MySendingBox, l’externalisation du courrier ou encore l’externalisation de l’affranchissement du courrier sont devenues plus simples et plus efficaces. Découvrez tout ce qu’il faut connaître sur l‘externalisation du service courrier et plus précisément comment MySendingBox révolutionne l’envoi du courrier sortant.

Externalisation du courrier : définitions

Externaliser la gestion de son courrier désigne la délégation de la gestion de l’ensemble des tâches liées à l’envoi du courrier à un prestataire externe spécialisé. Confier cette tâche consiste notamment à mettre en place :  l’impression, la mise sous pli, et l’envoi des courriers sortants au format papier. On entend souvent parler d’externalisation du courrier sortant, d’externalisation du service courrier, ou encore de l’externalisation de l’impression du courrier. Il convient de revenir sur chacune de ces précieuses externalisations.

Externaliser le courrier sortant

L’externalisation de la gestion du courrier sortant offre de multiples avantages pour les entreprises. En déléguant cette gestion des flux à un prestataire spécialisé comme MySendingBox, le service courrier peut se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée (plus de contact humain, organisation de la vie pratique au bureau pour améliorer le quotidien des collaborateurs, etc),  Il n’a plus à se soucier de l’impression, de la mise sous pli, de l’affranchissement et de l’envoi des courriers.

Externaliser son service courrier

On peut également évoquer l’externalisation du service courrier (au-delà de la simple externalisation du courrier en tant que tel). Cela consiste à confier des missions plus intéressantes au service courrier, et à externaliser la gestion du courrier. Les entreprises bénéficient ainsi d’une meilleure organisation, d’une meilleure traçabilité des documents, et d’une réduction des erreurs ou retards.

Externaliser l’impression du courrier

L’impression du courrier est une tâche chronophage et de plus en plus coûteuse pour les entreprises. Avec l‘externalisation de l’impression du courrier, il est possible de gagner un temps précieux et de réduire son stock de papier et d’encre.

Focus sur MySendingBox : la plateforme d’externalisation du courrier papier ou électronique propose des fonctionnalités avancées d’impression en ligne, permettant notamment une personnalisation rapide des documents. Les utilisateurs peuvent télécharger leurs fichiers, les configurer selon leurs besoins (format, couleur, police, etc.) et les envoyer directement à l’impression et à l’affranchissement.

Zoom sur les courriers syndic  

Externaliser l’envoi du courrier syndic concerne spécifiquement les syndics de copropriété. Ces derniers détiennent une importante quantité de courriers à gérer : appels de charges, convocations aux assemblées générales, courriers d’information, etc. MySendingBox travaille avec de nombreux syndics et les accompagne au quotidien dans l’externalisation de leur courrier.

Externalisation du courrier : comment cela fonctionne 

Déléguer la gestion de courrier à un tiers est un véritable atout pour une entreprise, mais comment fonctionne l’externalisation du courrier ? Les entreprises ont la possibilité de télécharger leurs documents sur la plateforme, de configurer les options d’envoi (format, affranchissement, etc.)  de planifier les expéditions et d’accéder au suivi en temps réel selon la typologie de courrier choisie. 

Par ailleurs, la plateforme MySendingBox conserve les courriers envoyés en stockage. Cela permet de pouvoir réutiliser un modèle existant ou de garder une trace de l’envoi. Vous l’aurez compris, qui dit externaliser dit utilisation d’une plateforme d’envoi de courrier en ligne. Plateforme SaaS, elle est également implémentable dans vos différents outils de bureautique via une API.

Quels types de courriers sont concernés par l’externalisation du courrier ? 

Externaliser le traitement du courrier permet l’envoi des courriers suivants : 

• les lettres recommandées papier avec AR ou lettres recommandées sans AR, 
• Les ecopli,
• Les lettres prioritaires, 
• Les courriers électroniques comme la LRE (lettre recommandée électronique)ou l’ERE (envoi recommandé électronique), etc.

Parmi les courriers les plus souvent envoyés en masse figurent : 

• Factures et rappels de paiement,
• Contrats et documents juridiques,
• Convocation à une AG,
• Réclamations, 
• Demandes administratives et fiscales,
• Avis de résiliation de contrat,
• Mises en demeure,
• Lettres de licenciement ou de démission, etc. 

Externalisation affranchissement courrier : les avantages avec MySendingBox

Externaliser l’affranchissement du courrier offre de nombreux avantages pour les entreprises :

• Réduction des frais généraux : avec l’externalisation de l’affranchissement, les entreprises évitent l’investissement dans une machine à affranchir et les coûts d’entretien associés. Une plateforme comme MySendingBox permet d’économiser jusqu’à 30% grâce à l’externalisation du traitement du courrier
• Gain de temps : en déléguant l’affranchissement de son courrier à un prestataire externe, les professionnels se concentrent sur des tâches à plus forte valeur ajoutée et gagnent en efficacité.
• Envoi de courrier en nombre : la plateforme MySendingBox simplifie l’envoi de courriers en nombre. Cela est particulièrement utile pour les campagnes publicitaires ou les envois massifs.
• Personnalisation rapide : grâce à des fonctionnalités avancées, il est possible de personnaliser rapidement ses courriers.
• Suivi en temps réel : la plateforme MySendingBox propose un suivi en temps réel du parcours du courrier via notre tableau de bord. Cela permet aux entreprises d’avoir une visibilité complète sur leurs envois.

Logiquement, externaliser la gestion de son courrier est un choix 100% gagnant pour les entreprises souhaitant augmenter leur efficacité et réduire leurs coûts. MySendingBox, logiciel d’externalisation du courrier sortant est une solution performante pour externaliser l’affranchissement, l’impression, la mise sous pli et l’envoi du courrier. Confiez-nous votre courrier et gagnez en productivité. Pour vous laisser tenter, inscrivez-vous !