Interview menée par Sébastien MÉZERETTE , Pôle Commercial & Satisfaction Clients MySendingBox

Présentation de notre témoin

Pouvez-vous s.v.p. vous présenter en quelques mots ?

Je suis Robert HERPOYAN , président d’ELYGESTION PM, une entreprise indépendante et lyonnaise intervenant dans la gestion d’immobilier d’entreprise.
Outre mes activités professionnelles, je suis impliqué dans la vie de la commune dans laquelle je vis – Saint-Maurice-de-Beynost – ville proche de Lyon dans laquelle j’ai grandi et dont je suis conseiller municipal depuis plus de 20 ans.
Depuis ma tendre enfance, je pratique le tennis, le cyclisme, la pétanque et la pêche !

Quel est votre cursus ? Et comment vous êtes-vous retrouvé dans cette aventure ?

Après des études de Droit à la fac Lyon 3 avec une spécialisation dans le droit immobilier, j’ai intégré l’École Supérieure des Métiers de l’Immobilier (EFAB) de Lyon. L’entreprise qui m’a alors accueilli, en tant que gestionnaire junior en immobilier d’entreprise en alternance, est ATBG qui est ensuite devenue ADYAL, puis ADVENIS… Diplômé en 2001, je suis resté dans cette société les 4 années suivantes.
En 2005, j’ai été sollicité  par le regretté Jean-Philippe ROBLOT, dirigeant du groupe La Financière du Château,  pour créer une nouvelle filiale spécialisée dans les métiers du syndic et de la gestion d’immobilier d’entreprise. Le développement de ces nouvelles activités avait du sens car le groupe lyonnais avait déjà des filiales dans la promotion immobilière d’entreprise, l’activité historique, ou encore dans la transaction d’immobilier d’entreprise avec la société ELYSEE CONSEIL.

C’est de là que vient le nom d’ELYGESTION ?

Absolument ! À 29 ans je deviens donc dirigeant d’une entreprise à peine créée, dont je suis actionnaire minoritaire, et je suis face à une page presque blanche. J’ai eu la chance de pouvoir m’appuyer sur le réseau du groupe et de démarrer avec la gestion des actifs des associés, dont ceux de Lucien RIVOIRE qui a été d’une aide précieuse.
Durant ce démarrage d’activité, j’ai eu la chance de collaborer avec Marie-José RAMOS, Ramona COLMENERO, Michel GRATESSOLLE, et Christine LYONNET. Tous sont encore aujourd’hui à mes côtés.
Les premières années, nous avons évidemment beaucoup travaillé sur le développement commercial et sur les fondements des services que nous souhaitions apporter à nos clients, tant sur la partie gestion locative que sur les parties gestion technique et gestion de copropriétés.
En 2014, je deviens le Président d’ELYGESTION et son actionnaire majoritaire, suite au rachat des titres par le biais d’une opération LBO. La rencontre et la bienveillance de Michel ABATTU d’AQUASOURÇA ont été déterminantes pour me permettre de prendre mon envol.

Et aujourd’hui, ELYGESTION est un acteur reconnu de l’immobilier d’entreprise sur l’agglomération lyonnaise !

En tous cas, nous travaillons beaucoup pour cela ! Aujourd’hui, ELYGESTION c’est une équipe de 15 personnes. La plupart sont dans l’aventure depuis de nombreuses années. Grâce à eux, chaque année, le CA de l’entreprise croît. Les propriétaires et investisseurs sont toujours plus nombreux à nous faire confiance et nos clients sont fidèles.
En quelques chiffres, entre les activités de syndic, la gestion locative et la gestion technique de bâtiments tertiaires : c’est 750 000 m² d’actifs correspondant à plus de 270 mandats de toutes tailles (de 100 à 50 000 m²) qui nous sont confiés. Des immeubles à usage de bureaux essentiellement, mais nous gérons aussi des bases logistiques et des locaux d’activités, ainsi que des commerces. Ces actifs sont principalement situés dans la région lyonnaise. Notre parfaite connaissance du marché régional et de son environnement (prestataires, brokers, etc.) est un vrai plus pour une gestion dynamique et efficace.
La gestion d’immobilier d’entreprise est passionnante et enrichissante intellectuellement. Nous devons constamment faire preuve de souplesse en nous adaptant à différentes situations.  Nous échangeons avec des prestataires sur des problématiques techniques de toutes sortes (fuites, problème de nettoyage, sécurité incendie, etc.) et 2 minutes après nous sommes amenés à discuter avec un locataire ou copropriétaire sur sa stratégie immobilière, ou encore avec un asset manager gérant de SCPI afin de préparer les budgets et plans pluriannuels de travaux.
Notre environnement est très varié, ce qui fait de notre métier un des plus complexes mais également des plus passionnants qui soit. Cela nous oblige à être réactifs et transparents avec nos clients au quotidien, et très exigeants avec nous-même.
Nous avons traversé, et traversons actuellement des situations où notre rôle est primordial.  Par exemple, lors du pic de la crise du Covid 19, nous étions « aux manettes » pour apporter des solutions sur les parties communes des immeubles : réglage des systèmes de chauffage/clim, adaptation des passages de nettoyage, pose de signalétiques d’information (port du masque, distanciation, sens de circulation), pose de distributeurs de gel… Aujourd’hui avec la crise énergétique, nous sommes encore sollicités pour maîtriser l’énergie et mettre en place les dispositifs en matière de sobriété énergétique.

Les enjeux environnementaux, voire sociétaux, semblent prendre une place de plus en plus grande dans votre métier. Est-ce effectivement le cas ?

Très clairement, ELYGESTION a toujours été sensible aux sujets de la gestion de l’énergie et de la protection de l’environnement, bien avant que la législation ou les évènements internationaux ne nous l’imposent.
Dès août 2021 (avant les hausses importantes) nous avons renégocié des tarifs très intéressants – bloqués jusqu’au 31 décembre 2025 – pour tous les contrats électricités/gaz que nous gérons. Un des critères du contrat, important pour nous, était la garantie que ces énergies soient 100 % vertes. Avec un prix négocié et bloqué d’une moyenne de 80 € le MGH en électricité (vs 600 € le MGH actuellement) et 32 € MGH en gaz (220 € le MGH en ce moment) grâce l’implication de notre courtier en énergie la société PWE, nous avons réussi à maîtriser les budgets et préserver nos clients de hausses phénoménales.
D’autre part, nous œuvrons depuis des mois sur le déploiement des bornes de recharge pour les véhicules électriques dans les immeubles où cela est possible. De nombreux parkings en sous-sols des immeubles gérés sont en cours de déploiement d’un réseau électrique indépendant et dédié aux bornes de recharges. Les premières décisions ont été prises en 2021 à la sortie de la crise du Covid 19, le processus de mis en œuvre est très long… Mais dès début 2023, les parkings du réseau seront équipés et chaque utilisateur pourra, s’il le souhaite, équiper son emplacement d’une borne électrique. Ce choix a été fait pour anticiper la demande en matière de bornes, et pour éviter que les occupants s’équipent seuls (le droit à la prise) en posant des bornes sans cohérence ni harmonie, en surchargeant les passages de gaine… sans parler des capacités électriques qui seront limitées à moyen terme. À noter que 2 salariés d’ELYGESTION sur 3 sont pourvus d’un véhicule de fonction, majoritairement hybrides.
Toujours à propos de sujets touchant à l’écologie, depuis plusieurs années nous avons un partenariat avec des apiculteurs : nous implantons sur les toits ou terrains des immeubles 1 à 2 ruches, lorsque les clients l’acceptent et que cela est techniquement possible. Le miel collecté est distribué aux occupants sous forme de petits pots étiquetés au nom de l’immeuble. Il y a aujourd’hui une dizaine d’immeubles sur lesquels vivent des abeilles, actrices ô combien importantes de la biodiversité, qui produisent un excellent miel !
Deux autres sujets qui nous tiennent à cœur sont la création du lien social autour de la mise en place de « Fêtes des voisins » sur les parcs d’activités que nous animons (les concours de pétanque sont toujours un succès !) et la mise en valeur du tennis féminin. En effet, ELYGESTION est partenaire depuis le début de l’Open 6e Sens – Métropole de Lyon, dont la championne française, récente gagnante des masters, Caroline GARCIA est l’ambassadrice.

Sucess story entre ELYGESTION et MySendingBox

Et MySendingBox dans tout ça ?

La place de MySendingBox est stratégique puisqu’elle nous permet d’externaliser et de digitaliser l’expédition des documents juridiquement importants, tels que des convocations d’AG. Le choix d’utiliser cette plateforme a été fait il y a près d’un an. Pour la petite histoire, nous avons découvert cette solution innovante d’expédition de documents grâce à la société CORUS, qui est copropriétaire dans un des immeubles que nous gérons.
L’objectif était de mettre en place une solution souple permettant aux collaborateurs de gagner du temps. Auparavant, toutes ces tâches chronophages et sans valeur ajoutée étaient faites en interne.
L’idée était également de permettre aux clients qui le souhaitaient de recevoir leurs courriers en recommandés au format électronique (ERE), et non plus uniquement au format papier (LRAR).

Quelle utilisation de MySendingBox faites-vous ?

Je n’ai pas regardé les statistiques, mais nous utilisons MSB quasiment quotidiennement. Les 2/3 des collaborateurs l’utilisent et ils sont très satisfaits. Ils apprécient en particulier de pouvoir envoyer des courriers depuis chez eux lorsqu’ils sont en télétravail.
En effet, la plateforme MySendingBox nous permet de transmettre simplement tous types de documents (appels de fonds, PV d’AG…) au format papier (lettre simple ou recommandé) et au format électronique (email ou recommandé électronique) en un seul et même envoi. Grâce à la critérisation et à la scénarisation mises en place en amont, on génère ensuite automatiquement nos envois courriers via le canal papier et/ou électronique. Et le suivi de chaque envoi de courrier est disponible en temps réel sur la plateforme.
Concrètement, je dépose sur la plateforme mon PDF de 10, 100 ou X milliers de convocations en AG. Après analyse complète dudit PDF par l’outil, si des adresses e-mail sont détectées dans une zone déterminée, alors ces documents sont envoyés en Lettre Recommandée Electronique. Et pour les convocations où il n’y a pas d’adresse mail, c’est l’adresse postale qui sert à l’envoi en LRAR. En 3 clics, simplement et de manière sécurisée, toutes les convocations en assemblée générale de la copropriété X sont générées et envoyées au format électronique ou papier.

Retours d’expérience avec MySendingBox

De votre point de vue, quels sont les avantages / points forts de la plateforme ?
Quel est le feedback des utilisateurs ?

Sans l’ombre d’un doute, la souplesse d’utilisation et le gain de temps sont les principaux avantages de la plateforme MySendingBox.
Finie la gestion du papier et des enveloppes , notamment lorsque nous envoyons les nombreuses factures de loyers/charges. Et qui dit moins de stock dans les placards dit plus de place ! Finie aussi la location d’une machine à affranchir avec les inconvénients liés aux pannes, manque d’encre… Finie enfin la contrainte d’aller déposer les courriers à la Poste… Et pour les équipes, la possibilité d’envoyer les courriers même en télétravail… c’est magique !
Jusqu’à il y a 1 an, tout était fait en interne. Ce qui est important pour nous, c’est d’avoir la certitude de  pouvoir compter sur un partenaire fiable. Avec le Groupe CORUS, propriétaire de la solution courrier MySendingBox, nous avons la chance d’avoir  une équipe réactive et pédagogue. Et surtout toujours disponible pour adapter la solution à nos besoins parfois spécifiques.

Que pensez-vous plus particulièrement des points suivants ? (note sur 10)

• Accompagnement des équipes MSB : 10/10
• Prise en main de l’interface : 9/10
• Ergonomie de la plateforme : 9/10

Recommandation…

Recommanderez-vous la plateforme MySendingBox ? Si oui, à qui ? Et pourquoi ?

Oui bien sûr, je recommande MySendingBox,particulièrement aux confrères, et à tous ceux qui cherchent à gagner du temps sur la gestion des courriers tout en maitrisant leur budget. Car « gagner du temps, c’est gagner de l’argent » et cela nous laisse plus de disponibilité pour nous consacrer à servir nos clients.

En conclusion !

Comment définiriez-vous MySendingBox en quelques mots ?

MySendingBox est une solution simple, fiable et efficace qui contribue à améliorer la rentabilité d’une société.

// Témoignage recueilli fin décembre 2022 //

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